外贸公司推广高效营销会议的19个技巧

会议是交流信息、促进沟通和实现公司目标的重要商业工具。但是，太多的时候，会议冗长、乏味，或者缺少明确的目的。更重要的是，COVID-19流感大流行导致了许多公司从远处召开会议的转变。

不过，好消息是，无论是面对面还是虚拟会议，营销会议的最佳实践基本相同。下面我们就来仔细看看该采取什么措施来确保你的营销会议是有效的和有吸引力的，这样你就可以确保没有人希望你的会议是一封电子邮件。

所有营销会议的提示

这里的第一组提示将使你所有的营销会议更加成功，无论是面对面、在线还是混合出席。

1、找出谁应该在那里

Lee Gimpel是一家会议设计、促进和培训公司Better Meetings的创始人，他说，策划有效会议的第一步就是邀请合适的人。理想的方案包括必要的决策者，但不会给那些不真正需要在场的人撒下如此大的网，浪费他们的时间和公司资源。
他说：“考虑一下像打包旅行一样发送会议邀请。“当我们打包去旅行的时候，我们会列出我们认为我们需要的东西，然后我们会被要求无情地删掉我们不需要的东西，以及那些与我们已经拥有的东西重复的东西。有效的会议也是如此：房间里额外的重量只会让你慢下来。”
此外，Kingpin Private Browser市场部主管文斯•菲什伯恩（Vince Fishbone）表示，与亚马逊臭名昭著的“两个比萨饼”规则一样，会议的人数永远不能超过两个比萨饼的人数，你应该将参与者人数限制在5到10人左右。

同时，Sam Harrison，《创造性思维》、《创意思维》和《创意思维》的作者Sam Harrison说，要确保受邀者在年龄、性别、才干、工作水平和背景等方面具有多样性，以引出各种观点。
他补充说：“同样的老年人不断提出同样的老想法。

2、会议目的决定

另一个早期步骤是确定会议的目的。当然，这有助于避免可怕的会议，而不是电子邮件。
吉佩尔说：“市场营销会议的一个典型陷阱就是让他们塞满了要讨论和决定的事情。”。“在尝试涵盖十几件事时，没有一件事得到他们真正需要或应得的时间……但如果你缩减开支，专注于真正重要的事情，这将给你一个更现实的会议，让你有更好的机会离开，认为你花了你的时间很有效。”
确立一个目标也有助于消除不必要的重复会议。
Goodques咨询公司的创始人玛丽亚·沃罗维奇（Maria Vorovich）说：“例如，每周的状态不是目的，而是一个场合，通常会变成一份无聊的清单，列出人们的待办事项。”。

一个很好的会议邀请的老例子。所有的事实，包括目的
在你确定了你的会议目的之后，确保与会者事先知道它是什么。
数字营销策略师Muhammad Mateen Khan说：“请注意，本主题的目的是分享信息，为决策寻求意见，还是做出决策。”。“如果团队成员不知道是简单地倾听、提供意见，还是参与决策过程，那么他们很难有效地参与进来。”

3、陈述目标的实现

吉佩尔说，为了有效地召开会议，你还必须明确地说明你在一次会议上超出最初目的的目标。他是这样说的：

“如果你不知道为什么见面，很难知道你的时间是否花得好。只需在议程的顶部或日历邀请中草草写下一个简单的声明就可以大有裨益。“

这也有助于与会者做好准备，有助于会议保持专注。
企业孵化器SOTA Partners的联合创始人尼尔•塔帕利亚（Neal Taparia）说：“我发现，在经历了多少次会议之后，我们并不总是很清楚我们为什么要开会。“现在，在每次会议之前，必须在邀请会议的目标和行动项目中说明。例如，在最近的一次SEM活动中，我们需要了解为什么对广告副本的更改没有改善点击率，而我们声明的目标是诊断并解决这个问题。”

4、准备议程

当然，一旦你有了目的和目标，你就需要制定一个议程，吉佩尔说，这是一个如何实现会议目标的计划。
网站建设商Zyro的营销经理Domantas Gudeliouskas说，在确定要讨论的项目时，要确保这些项目与KPI直接相关。
他补充道：“这有助于保持专注，并针对影响绩效的可操作性讨论。”。
营销和传播工作室Scribe National的创始人阿夫顿·布拉佐尼（Afton Brazzoni）也建议提前询问与会者是否有什么可以为议程做出贡献的。
马蒂恩·汗说，你甚至可以把议程议题列为问题，让与会者回答。
他说：“提问能让团队成员更好地为讨论做好准备，并监督自己和他人的活动是否按计划进行。”。
烟草公司菲利普莫里斯国际公司（philipmorrisinternational）的MEA和免税区域商务总监比兰•萨德克（bilandsadek）也提倡用提问法最大限度地提高会议效率。
他说：“例如，我将尝试把它改成‘你们每个人都需要分享或需要哪些关键信息’，而不是像‘杂项更新’这样的一般性主题。”。“在会前准备好这些深圳网络推广问题，可以更容易地确定谁应该出席，需要多少时间。这一议程方法可以为我们的会议带来焦点、参与度和更好的绩效。”
在结构方面，内容营销和链接建设公司的首席执行官奈德•奈德（Nate Nead）说搜索引擎优化公司他说他喜欢Gino Wickman的书《牵引力》中推广的创业操作系统10级会议结构。
他说，这样可以确保会议的重点放在与组织更高层次目标最相关的项目上。
“也许我最喜欢的10级会议流程是这样一个事实，那就是它遵循这样一句格言：‘衡量绩效，绩效就会提高。’。他补充道：“当绩效得到衡量并反馈时，改进的速度就会加快。”。

5、尽早分享议程

一旦你准备好了会议议程，就把它分发给有足够时间进行审查的与会者。
MateenKhan说：“分发议程……这样团队就可以阅读背景材料，提前准备好每个议程项目的初步想法。”。
此外，sales onboarding and training software LevelJump的高级产品营销经理斯宾塞·格罗弗（Spencer Grover）表示，这有助于防止浪费时间让每个人都站在同一个页面上。
此外，这种先进的分销策略允许与会者在会议前提供反馈，布拉佐尼说。
Angela还说，Flip还可以在他们的电子销售平台上提交更多的互动主题。她还解释说：

“这让每个人都有一种真正投入讨论的感觉。”

如果与会者需要展示数据，这一点尤其重要，这在很多营销会议中都是必要的。
“没有指标，我们无法分析结果，”关联营销公司Tom Spicky的创始人Tom De Spiegelaere说。“您的团队应该准备好呈现数据，如转换率、搜索引擎排名、生成的潜在客户以及其他重要信息。”

6、任命调解人

在某个时候，你还得弄清楚谁来领导会议。商业盈利专家谢尔霍洛维茨（shelhorowitz）表示，理想情况下，此人具备良好的处理技能，当不止一个人想发言时，他能够拜访与会者。
此外，马蒂恩·汗说，会议主持人应该确定谁负责领导每个议程议题。
他说：“除正式会议领导人以外，其他人通常负责领导对某一议程项目的讨论。”。此人可能提供主题的上下文、解释数据，或者可能对该领域负有组织责任

7、反思长会

这是营销会议的关键：你应该一直努力安排尽可能短的会议。也许最重要的是，这有助于防止与会者感到无聊，或者更糟的是，沮丧。
互联网营销公司SearchUp的主管克雷格·格里菲斯（Craig Griffiths）指出，帕金森定律指出，“工作的扩大是为了填补完成工作所需的时间。”
换言之，如果你安排了两个小时，与会者将不可避免地找到话题来填补这段时间，而不管他们的相关性和帮助有多大。

他补充道：“设定较短的会议时间，比如30分钟，意味着你将把注意力集中在最重要的事情上，这会增加时间压力。”。
您可以从为每个议程项目分配实际的时间估计开始。
Mateen Khan说，这有助于会议计划者计算出总体上需要多少时间，也可以让与会者根据分配的时间调整自己的意见，或者建议需要更多的时间。
在会议期间，霍洛维茨说，主持人应该指定一个计时员，当某个特定主题的时间到了，他就会通知会议室。他还说：“如果这个项目不完整，与会者应该投票决定是否立即再给它几分钟，在其他项目之后再回到它，还是停止讨论。”。
这也意味着，如果有人开始偏离话题，主持人可以介入，让谈话回到正轨。然而，如果一个会议不可避免地很长，霍洛维茨说，每隔30到40分钟，就要进行一些伸展性的休息。
说到一天中的时间，布拉佐尼说要避免午餐会议，但如果你不能，要么提供食物，要么让与会者带午餐。
他补充道：“好奇和饥饿并没有什么乐趣，也不利于提高生产力。”。

8、包括进行头脑风暴的时间

特别是市场营销会议议程还应包括集思广益的时间。
金融服务公司LetMeBank的首席执行官摩根·泰勒（Morgan Taylor）说，这让与会者能够分享想法和反馈。
他说：“你永远不知道什么时候一个不同的观点会让其他人忽略的事情变得显而易见。”。

但它也应该包括与会者集中思想的时间。
“我们都参加过同一个会议，一群人围坐在一张桌子旁，有人向大家征求意见或想法。吉佩尔说：“我们都看到，仅仅是要求一屋子人把想法扔掉，结果往往是平淡无奇的。”。“一个非常简单的办法是让人们花一分钟真正的60秒，先自己写下一些想法，然后与小组成员分享。”
他补充道，这种反思的时刻通常会产生更多、更好质量的想法，而不是简单地打开地板，观察溢出的东西。

9、提前设置设备

这条建议很简单，可能对我们任何人来说都不奇怪。我们都可能参加过会议，因为技术上的困难，我们不得不坐在那里等待。相反，布拉佐尼说要确保主持会议的人提前到达，准备好必要的设备，以便会议能够按时开始。

10、确保幻灯片清晰易读

另外，记住带文本的幻灯片很难阅读，试图阅读幻灯片会分散听众的注意力。
塔帕利亚的建议是每张幻灯片的篇幅为60个单词。
“我们发现，当通过营销幻灯片交谈时，没有人会阅读幻灯片上的所有文本。当你这样做的时候，你常常不听主持人的话。”。“现在，我们要确保幻灯片的文本有限，并将重点放在视觉效果上，以吸引更多的观众。”

11、在会议结束前制定下一步行动

除了目的、目标和议程外，每次会议结束时都应该有一个行动计划。
吉佩尔说：“很多会议都是从胜利之口窃取失败，因为事情似乎进展顺利，然后会议就结束了，没有具体的计划，谁来做什么，”吉佩尔说。作为一种欺骗，您可以在议程的末尾添加一个行动项目部分，提醒您会议在您真正做出决定或委派任务之前不会结束
另一个好处是对与会者负责，因为每个人都知道谁应该做什么150 目录网站提交。
社交媒体营销机构Cyclone social的首席执行官安德鲁·兰平（Andrew Lamping）甚至建议与会者在会议结束时解释他们的行动项目。

泰勒说：“如果你不（制定一个行动计划），你会发现你在谈论上次会议中讨论的相同问题，得出同样的结论，不知道为什么什么都没有得到落实。”。“没有行动计划的营销会议只是一次友好的聚会。”

关于更好的虚拟营销会议的建议

虽然虚拟会议的最佳实践包括以上所有内容，但还有一些额外的提示可以确保成功。

12、打开摄影机

首先，鼓励甚至要求与会者打开相机。
格罗弗说：“当你能看到人的时候会更好。”。
综合机构的总裁艾莉·丹泽格（Allie Danziger）说，她甚至会发提醒信，让与会者做好拍照的准备。

此外，数字营销和电子学习公司SIA Enterprises的创始人兼董事总经理Syed Irfan Ajmal说，这有助于保持会议规范。
他说：“当你被邀请参加一个会议时，你不能只穿着睡衣出现。“你需要了解规则和责任……[这]是有效会议的关键。”
此外，关系网站Hernorm的内容大使Norhanie Pangulima说，它有助于会议策划者衡量反应，最大限度地促进沟通。

13、看镜头

Sadek说，在虚拟会议中，尽可能多地直视摄像头，进行眼神交流也很重要。

14、你自己闭嘴

因为在虚拟房间中，主持人的工作有些不同，如果有多个与会者同时发言，甚至在背景噪音的情况下也很难听到。布拉佐尼说了另一个最佳做法，如果你不说话，就让自己安静下来。

15、避免多任务处理

视频点播平台Uscreen的数字营销经理阿米尔沙赫伊迪（Amir Shahzeidi）表示，尽管有人试图查看收件箱、Slack或手机，但要避免在虚拟会议中进行多任务处理，因为这会打断谈话流程，可能会错过重要信息。
“避免视频通话中的多任务处理是极其重要的，”他说。“听从你的团队。分享您的意见。”

16、利用技术平台

还有大量的技术可以帮助虚拟会议顺利进行。
例如，一个在线的工作管理工具，比如体位，可以帮助把营销渠道和会议放在一起。
在线心理健康平台ThriveTalk的首席执行官埃里克•里维拉（Erik Rivera）说：“我喜欢体式，因为它能让我们的项目井井有条、按部就班，而且很容易使用工作管理工具来管理状态检查会议或日常站立。”。“如果您已经熟悉所使用的工作流工具，并且其中的项目只需使用列表、董事会、团队成员或其他您喜欢的视图作为议程来检查营销管道中的项目，则无需设置议程。”
Shahzeidi推荐在线协作委员会。
“我们使用[协作白板平台]Miro进行虚拟协作，它允许每个人进行协作和头脑风暴，从线框新页面设计到内容营销规划和团队管理，”他补充道。
除了流行的视频通信平台Zoom，Sadek建议使用Zoom上的临时会议室，使虚拟会议更具互动性。
他说：“（它们）能让你在点击鼠标后，立即将小组成员传送到他们自己的虚拟聊天室，然后让大家回到整个会议。

17、使用启用密码的会议室

您还应该在启用密码的会议室中进行虚拟会议。
在线出版物Minuteman Review的首席执行官詹姆斯·米勒（James Miller）说：“已经有无数关于黑客进入远程团队虚拟会议的报道。”。“因此，组织必须在每次会议中仅使用启用密码的会话，以提高安全级别。否则，营销团队将冒着隐私风险，大胆地在可能泄露敏感和机密信息的在线会议室进行无保护的会议。”

18、记录虚拟会议

虚拟会议的一个优势是，它们很容易被记录下来，营销人员可能应该这样做。

你可以在变焦和其他平台上轻松录制
社交虚拟现实应用程序Hoppin World的创始合伙人兼首席增长官Joaquim Miro说：“作为一名管理者，这将有助于你更好地进行会议，同时也会激励你的团队越来越多。”。“这也让你和团队更负责任。”
Agnieszka Kasperek，项目管理和自动化工具CMOTaskeo.co.公司，商定的数字拷贝不仅包括录音，还包括笔记、文件和屏幕截图，这有助于提高营销会议的效率。
只需确保提前让所有与会者知道您计划录制会议，并确保分享如何查看和访问。

19、开会讨论会议

最后，当面对面会议和虚拟会议时，您可能需要退一步，召开一次关于会议的会议，以调查您自己的营销会议前景。
金融机构Goalry and Loanry首席执行官伊桑•陶布（Ethan Taub）表示，这有助于确定是保留现有会议，还是取消会议，还是将其与另一个会议合并。
他说：“这一次会议可能需要一个小时左右的时间，但它将与其他会议相隔许多小时。”。“建议每六个月重新召开一次会议，以应对这段时间内更多/其他会议的蔓延。”

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